Отдел делопроизводства и архива

Шестакова Кристина Владимировна Начальник отдела делопроизводства и архива   Адрес: 225710, г. Пинск, ул.Днепровской Флотилии, 23, каб. 35 Телефон: + 375 165 31 21 82   E-mail:   shest.k@polessu.by

Цели отдела:

• организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения;
• соблюдение правил, обеспечивающих юридическую силу документов, соответствие их действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания.
• Основными задачами отдела являются:
• обеспечение  единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов университета на протяжении всего их жизненного цикла;
• разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности университета, их внедрение в практику работы с документами и контроль за их применением;
• совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами;
• организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях;
• построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов для сдачи в архив;
• сокращение документооборота;
• внедрение новейших информационных технологий в работе с документами;
• комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности университета.

В соответствии с основными задачами отдел выполняет следующие основные функции:

• осуществляет разработку инструкции по делопроизводству университета и иные локальные нормативные документы, регламентирующие ведение делопроизводства и организацию архивного хранения документов в университете;
• осуществляет обработку и распределение входящей корреспонденции;
• осуществляет регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• осуществляет разработку унифицированных бланков документов университета, внесение в них изменений;
• осуществляет отправку документов университета;
• осуществляет своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• осуществляет контроль исполнительской дисциплины, регулирует ход исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
• осуществляет организацию копирования и оперативного размножения документов;
• контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях университета;
• организация архивного хранения документов университета в соответствии с  правовыми нормативными  документами Республики Беларусь, регулирующими делопроизводство и архивное дело;
• ведение делопроизводства по обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• разработка (совместно со структурными подразделениями университета) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
• организация составления номенклатуры дел структурными подразделениями, составление сводной номенклатуры дел университета;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правовыми нормативными актами Республики Беларусь;
• проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях, участие в работе экспертной комиссии;
• повышение квалификации работников отдела делопроизводства и архива,  проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства и архива;
• увеличение объема электронного документооборота;
• осуществление подготовки и передачи в установленном порядке документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в НМУ ”Зональный государственный архив в г. Пинске“;
• ведение учета и регистрации документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) в соответствии с Инструкцией о порядке учета, размножения, использования и хранения документов с грифом «ДСП».

Сотрудники отдела делопроизводства и архива:

Клепач Ирина Сергеевна - секретарь приемной руководителя.
Олесиюк Юлия Степановна –  секретарь приемной руководителя.
Горегляд Виктория Александровна - делопроизводитель. Тел: +375 165 31 21 69
Мехалюк Вероника Сергеевна - делопроизводитель. Тел.: + 375 165 31 21 87
Морецкая Алла Викторовна - архивариус. Тел. +375 165 31 21 69

Адрес: административное здание ПолесГУ (ул.Днепровской Флотилии, 23) | каб. 7